Projet réalisé dans le cadre de mon alternance en tant que Product DesignOps chez SNCF Connect&Tech, avec Luc R. (lead DesignOps)
Contexte
L’espace Confluence dédié à l’équipe Product Design et DesignOps existait depuis plusieurs années sur Confluence sans réelle organisation. De nombreux designers avaient du mal à retrouver ou à classer correctement leurs documents, entraînant des doublons et un manque d'efficacité dans la gestion des informations. L’espace devenait peu utilisé et peu engageant.
L’espace Confluence dédié à l’équipe Product Design et DesignOps existait depuis plusieurs années sur Confluence sans réelle organisation. De nombreux designers avaient du mal à retrouver ou à classer correctement leurs documents, entraînant des doublons et un manque d'efficacité dans la gestion des informations. L’espace devenait peu utilisé et peu engageant.
Problématique
Comment transformer un espace de documentation interne complexe en un outil intuitif et engageant, favorisant l'autonomie et la collaboration des équipes UX ?
Objectif
Optimiser et réorganiser l’espace de documentation existant de l’équipe DesignOps pour améliorer l’accès aux ressources, faciliter la collaboration et rendre l'interface plus attrayante tout en respectant la nouvelle charte graphique interne et les principes de la Direction Artistique (DA).
L'objectif final était de faire de cet espace de documentation un exemple inspirant pour les autres équipes UX, en offrant un modèle de présentation efficace et aligné sur les standards visuels et fonctionnels de l'entreprise tout en restant sur Confluence.
Processus
1. Audit de l’existant :
- Inventaire des pages et fichiers existants : l'ensemble des pages ont été listées sur Miro, logiciel utilisé afin de créer une nouvelle arborescence de l'espace et d'y déplacer les pages plus facilement.
- Identification des doublons et des fichiers mal classés : de nombreuses pages étaient semblables ou n'étaient pas rangées dans les bonnes catégories, il a donc fallu réaliser un vrai tri en collaboration avec toute l'équipe.
- Entretiens avec les membres de l’équipe pour identifier leurs difficultés de navigation sur Confluence et mieux comprendre leur utilisation de l’outil.
2. Définition des critères de réorganisation et de hiérarchisation :
- Organisation des ressources par piliers définis en interne pour l’équipe DesignOps, garantissant une structure cohérente suite à une nouvelle organisation interne : il a alors fallu réorganiser l'ensemble des fichiers existants en les plaçant dans de nouvelles catégories et sous-catégories.
- Choix d'une organisation en mettant en priorité à la simplicité et la clarté pour une navigation intuitive : il fallait garder en tête que l'espace de documentation devait rester simple d'utilisation, sinon les utilisateurs ne verraient pas l'intérêt de l'intégrer dans leur quotidien et verraient toujours la documentation de leurs travaux comme une tâche laborieuse. C'est pourquoi nous avons fait le choix de mettre en place un système de tags afin de garantir une compréhension rapide de la nouvelle organisation.
- Flexibilité de la structure pour faciliter l’ajout de nouvelles ressources à long terme : la solution proposée devait indéniablement fonctionner sur le long terme, faire en sorte que les utilisateurs trouvent un réel intérêt à utiliser l'espace pour diffuser la connaissance en interne tout au long de leurs processus de travail. L'espace devait finalement devenir une référence pour la documentation.
3. Conception et validation :
- Proposition d’une nouvelle structure hiérarchique organisée autour des piliers DesignOps : d'abord présentée sous forme de tableau sur Miro, afin de permettre à l'équipe DesignOps de déplacer leurs fichiers facilement si une catégorie ne correspondait pas.
- Création d’un wireframe pour la page d’accueil sur Figma, intégrant la nouvelle charte graphique interne : réalisation d'un wireframe aussi fidèle que possible au résultat souhaité, permettant à l'équipe DesignOps de se projeter au maximum. La page d'accueil et une page enfant ont été réalisées, sous un format d'écran d'environ 27 pouces (3840x3843), qui sont les écrans majoritairement utilisés au sein de l'équipe (double-écran), tout en pensant à l'adaptation aux écrans de 14 et 16 pouces.
- Validation des wireframes par les parties prenantes avant intégration sur Confluence : une fois l'équipe DesignOps satisfaite, le modèle a pu être créé sur Confluence, permettant ainsi à toute autre équipe de le réutiliser, en l'adaptant à leur propre contenu. Le recueil de feedback était essentiel pour garantir l’adoption et la satisfaction des utilisateurs, dans ce cas l'équipe DesignOps. Afin que ce modèle puisse correspondre aux wireframes, des ajustements en HTML/CSS ont dû être appliqués, étant donné les limites de Confluence.
Pour résumer, les solutions qui ont été mises en place :
- Implémentation d’une nouvelle structure : réorganisation complète de l’espace Confluence, avec migration des contenus vers des catégories et
sous-catégories claires, optimisées pour l’accessibilité et la mutualisation des documents.
sous-catégories claires, optimisées pour l’accessibilité et la mutualisation des documents.
- Création d’un template réutilisable : développement d’un modèle standard pour permettre la création automatique de nouvelles pages Confluence, assurant une organisation homogène et cohérente pour les équipes futures.
- Optimisation de la navigation : mise en place d’un système de tags et d’une hiérarchisation des informations, améliorant la clarté et réduisant le temps de recherche pour les utilisateurs.
Les impacts attendus
Les changements mis en place avaient pour objectif d’améliorer l'accès aux ressources, en réduisant le temps de recherche des documents et en optimisant l’utilisation de l’espace documentaire par les designers.
Nous espérions également encourager une adoption accrue de l’espace Confluence par l’équipe, grâce à une meilleure ergonomie, une organisation plus claire des informations et un système de tags efficace, suscitant des retours positifs.
Enfin, le nouveau template, pensé pour structurer les contenus autour des piliers DesignOps, devait servir de référence : d’autres équipes de l’expérience utilisateur, séduites par cette organisation, envisageaient déjà de l’adopter pour leurs propres espaces.
Cependant, la fin de ma mission ne m’a pas permis de mesurer pleinement les résultats de ces optimisations et de confirmer leur impact à long terme.
Ce que je retiens de ce projet
Ce projet m’a permis de renforcer mes compétences en structuration de l’information pour l’organisation d’un espace de documentation efficace. En travaillant en collaboration avec les membres de l’équipe, j’ai appris à cerner leurs besoins pour concevoir une solution sur mesure, intuitive et durable. L’implémentation de cette page a également nécessité des ajustements en HTML et CSS, ce qui m'a permis de monter en compétences dans ces domaines, en plus de la maîtrise de l’outil Confluence.
Cette expérience m’a également permis de mieux comprendre l’importance d’un espace de documentation bien structuré dans une organisation comme SNCF Connect & Tech, où la centralisation et l’accessibilité des ressources facilitent la collaboration et renforcent l’efficacité des équipes. Enfin, j’ai réalisé l’impact qu’une telle solution peut avoir, en devenant un modèle d’inspiration pour d’autres équipes.
Page d'accueil de l'espace DesignOps sur Confluence